Cách sử dụng máy POS: Hướng dẫn từng bước

Bạn đã từng thấy máy POS tại các cửa hàng, thậm chí có thể đã lắp đặt chúng cho doanh nghiệp của mình. Nhưng câu hỏi vẫn còn: làm sao để sử dụng một máy POS đúng cách?

Trước tiên, cần hiểu rằng thực tế không tồn tại thiết bị nào gọi là “máy POS” theo đúng nghĩa. Thuật ngữ này thường được dùng để chỉ máy quẹt thẻ, hệ thống POS, hoặc giao diện thu ngân dùng để nhập thông tin bán hàng.

Khái niệm “máy POS” xuất phát từ việc nhiều người cho rằng một thiết bị có thể đại diện cho toàn bộ quy trình thanh toán. Tuy nhiên, hệ thống POS hiện đại được cấu thành từ nhiều thiết bị phần cứng và phần mềm, gồm:

  • Màn hình máy tính hoặc tablet

  • Phần mềm EPOS (Electronic Point of Sale)

  • Máy quẹt thẻ

  • Ngăn kéo đựng tiền

  • Máy in hóa đơn

  • Máy quét mã vạch

Máy POS kiểu cũ
Đây là loại máy “tất-cả-trong-một” gần giống nhất với khái niệm “máy POS” truyền thống, nhưng đã lỗi thời do không kết nối với EPOS hoặc máy thẻ.

Trong bài viết này, hãy hiểu rằng “sử dụng máy POS” nghĩa là xử lý giao dịch bán hàng, bao gồm thanh toán bằng tiền mặt và thẻ.

1. Cách chấp nhận thanh toán bằng thẻ

Có hai cách phổ biến để chấp nhận thanh toán bằng thẻ:

  1. Sử dụng máy thẻ độc lập

  2. Sử dụng máy thẻ tích hợp với hệ thống POS

Dù sử dụng loại nào, máy thẻ cũng phải kết nối internet qua WiFi, dây LAN, SIM hoặc (với máy cũ) dây điện thoại.

POS vận hành như thế nào khi quẹt thẻ?

Máy thẻ độc lập
Máy thẻ hoạt động riêng biệt với máy tính tiền hoặc hệ thống POS.
Bạn cần nhập thủ công tổng tiền vào máy thẻ sau khi tính toán trên màn hình POS.
Máy thẻ xử lý giao dịch và in hoặc gửi hóa đơn qua email/SMS.

Máy thẻ tích hợp POS
Khi tạo hóa đơn và chọn hình thức thanh toán bằng thẻ, hệ thống POS sẽ tự động gửi số tiền sang máy thẻ.
Máy thẻ hiển thị số tiền để khách hàng xác nhận và thanh toán, không cần nhập lại.
Việc xử lý giao dịch vẫn diễn ra qua internet và có thể in hóa đơn.

2. Cách chấp nhận thanh toán bằng tiền mặt

Hầu hết POS hiện đại dùng màn hình cảm ứng, hiển thị giao diện tính tiền trực quan.

Quy trình thanh toán tiền mặt:

  1. Nhập số tiền khách đưa.

  2. Hệ thống sẽ tự động tính tiền thừa.

  3. Nhân viên bỏ tiền nhận được vào ngăn kéo tiền, sau đó trả lại đúng số tiền thừa cho khách.

Ngăn kéo tiền sẽ tự động mở khi nhập tiền mặt trên hệ thống POS (nếu có tích hợp).
Nếu không tích hợp, bạn phải mở thủ công.

3. Sắp xếp ngăn kéo tiền

Một ngăn kéo tiền chuẩn cần:

  • Sắp xếp tiền xu và tiền giấy theo đúng ngăn

  • Đảm bảo dễ lấy tiền thừa

  • Giữ an toàn khi không sử dụng

4. Công việc cuối ngày với máy POS

Cuối ngày, bạn cần thực hiện báo cáo Z – báo cáo tổng hợp doanh thu theo từng phương thức:

  • Tiền mặt

  • Thẻ

  • Séc

  • Thẻ quà tặng

  • …

Với máy thẻ:

Bạn phải in báo cáo Z của máy thẻ để kiểm tra tổng giao dịch thẻ, sau đó đối chiếu với báo cáo trong hệ thống POS.

Nếu số liệu không khớp, có thể do:

  • Bỏ sót giao dịch thẻ trên POS

  • Ghi nhầm giao dịch vào sai phương thức (ví dụ: ghi thẻ thành tiền mặt)

Với tiền mặt:

Cuối ngày cần:

  1. Đếm tiền trong ngăn kéo

  2. Trừ đi số tiền tồn đầu ngày (float)

  3. So sánh tổng tiền mặt thực tế với báo cáo Z

Nếu khớp nhau → bạn đã trả đúng tiền thừa cho khách.
Nếu chênh lệch → phải ghi nhận sai lệch vào sổ kế toán.

5. Ghi chép sổ sách

Theo yêu cầu kinh doanh, mọi giao dịch phải được ghi nhận.
Các hệ thống POS hiện đại sẽ tự động lưu mọi giao dịch nếu bạn ghi nhận đầy đủ trên phần mềm.

Quay lại