Cách Sử Dụng Hệ Thống POS Trong 6 Bước Đơn Giản

Hệ thống POS là gì?

Hệ thống POS (Point of Sale – điểm bán) là trái tim của mọi cửa hàng bán lẻ, kết hợp phần mềm và phần cứng để quản lý mọi hoạt động kinh doanh.

POS giúp tích hợp dữ liệu bán hàng, khách hàng và tồn kho từ tất cả các kênh bán. Nhờ đó, bạn có một điểm quản lý duy nhất, giảm chi phí vận hành và nâng cao hiệu quả.

Ví dụ: Shopify POS giúp tiết kiệm 22% chi phí tổng thể so với trung bình thị trường (theo khảo sát EY).

Không có POS, bạn sẽ gặp khó khăn trong việc xử lý thanh toán, quản lý đơn hàng và theo dõi tồn kho, đồng thời khó cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng.

Thành phần của hệ thống POS

1. Phần cứng

Phần cứng POS là các thiết bị vật lý giúp bạn quản lý cửa hàng:

  • Máy POS (POS terminal)

  • Màn hình cảm ứng

  • Máy quét mã vạch

  • Máy in hóa đơn

  • Ngăn kéo đựng tiền

  • Máy đọc thẻ

2. Phần mềm

Phần mềm POS giúp vận hành phần cứng, xử lý giao dịch, tra cứu sản phẩm, xem tồn kho, quản lý khách hàng và báo cáo doanh thu.

Một số phần mềm chỉ chạy trên phần cứng của nhà cung cấp, nhưng Shopify POS có thể dùng trên hầu hết điện thoại thông minh, thậm chí thanh toán không cần máy quét truyền thống với tính năng Tap to Pay.

Cài đặt hệ thống POS

Cài đặt POS có thể phức tạp, nhưng hệ thống tích hợp dữ liệu khách hàng, đơn hàng và bán hàng sẽ dễ quản lý hơn:

  1. Cài đặt ứng dụng POS: Đăng nhập Shopify Admin, cài đặt Shopify POS và cập nhật các thiết lập POS.

  2. Thiết lập cửa hàng (Location): Quản lý tồn kho theo từng cửa hàng và tùy chỉnh giao diện POS.

  3. Cấu hình phương thức thanh toán: Kích hoạt Shopify Payments để nhận thẻ tín dụng, thẻ chạm và ví điện tử.

  4. Kết nối phần cứng: Kết nối máy quét, máy in hóa đơn, máy đọc thẻ…

  5. Kiểm tra thử nghiệm: Thực hiện một đơn hàng thử (ví dụ $0.01) để đảm bảo mọi thứ hoạt động.

Cách sử dụng hệ thống POS

1. Bán hàng mọi nơi

POS giúp quản lý bán hàng đa kênh dễ dàng:

  • Hỗ trợ mua online – nhận tại cửa hàng, giao hàng tại nhà…

  • Quản lý trả hàng đa kênh, tích hợp dữ liệu khách hàng

  • Gửi giỏ hàng qua email cho khách chưa mua

  • Sử dụng QR code để khách tự tìm sản phẩm

2. Quản lý tồn kho

POS cung cấp báo cáo tồn kho theo thời gian thực:

  • Tự động cập nhật tồn kho khi bán hàng

  • Biết số lượng chính xác từng SKU

  • Phát hiện sản phẩm bán chạy/chậm để lên kế hoạch nhập hàng

  • Tạo đơn đặt hàng cho nhà cung cấp

3. Quản lý nhân sự

POS giúp phân quyền và quản lý nhân viên:

  • Ghi nhận doanh số theo nhân viên

  • Phân quyền sử dụng POS theo vai trò

  • Cho nhân viên chấm công, đăng nhập bằng PIN

  • Yêu cầu duyệt của quản lý cho một số thao tác

4. Hoàn tất bán hàng

  • Quét mã vạch để thêm sản phẩm vào giỏ

  • Áp dụng mã giảm giá tự động hoặc thủ công

  • Tính thuế tự động

  • Chọn nhận hóa đơn bằng email hoặc giấy

  • Chấp nhận tiền boa nếu có

5. Thanh toán

  • Nhận nhiều phương thức: thẻ, ví điện tử, trả góp Shop Pay

  • Phát hành hoàn tiền trực tiếp cho phương thức thanh toán gốc

  • Tự động thanh toán vào tài khoản doanh nghiệp

Tính năng Tap to Pay biến smartphone thành máy đọc thẻ để thanh toán nhanh chóng.

6. Quản lý sản phẩm và khách hàng

  • Thêm không giới hạn sản phẩm, SKU và tồn kho

  • Phân loại theo loại, mùa, chương trình khuyến mãi

  • Xem thông tin khách hàng: sinh nhật, lịch sử mua hàng, điểm thưởng…

  • Cá nhân hóa trải nghiệm mua sắm

7. Báo cáo và Marketing

POS tự động tạo báo cáo về:

  • Doanh số, trung bình đơn hàng, tỷ lệ chuyển đổi

  • Sản phẩm bán chạy/ít bán

  • Thống kê khách hàng quay lại, tần suất mua hàng

Bạn cũng có thể gửi email, mã giảm giá, chương trình khách hàng thân thiết trực tiếp từ POS, dựa trên dữ liệu khách hàng.

8. Tùy chỉnh giao diện POS

POS cho phép tùy chỉnh giao diện:

  • Thêm nút nhanh cho sản phẩm, chương trình khuyến mãi hoặc ứng dụng tích hợp

  • Dễ dàng tìm và xử lý đơn hàng BOPIS, giao hàng hoặc trả hàng

Kết luận

Một hệ thống POS đúng cách giúp tăng doanh số, tiết kiệm thời gian và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Shopify POS, với tính năng quản lý tồn kho thông minh, bán hàng đa kênh và dữ liệu khách hàng thống nhất, là lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp bán lẻ.

Xem demo ngay: Tìm hiểu cách Shopify POS quản lý bán hàng trực tuyến và tại cửa hàng từ một nền tảng duy nhất.

FAQ – Hỏi đáp nhanh

POS hoạt động thế nào?
POS tích hợp dữ liệu bán hàng, khách hàng và tồn kho, giúp xử lý đơn hàng, thanh toán, quản lý nhân sự và marketing.

Cách thực hiện giao dịch trên POS?
Thêm sản phẩm vào giỏ hàng, chọn phương thức thanh toán, xử lý giao dịch và phát hành hóa đơn.

Lần đầu sử dụng POS cần làm gì?

  1. Chọn nhà cung cấp POS

  2. Mua phần cứng tương thích

  3. Kết nối Wi-Fi

  4. Cài đặt phần mềm POS

  5. Kết nối phần cứng

  6. Cấu hình thanh toán

  7. Thêm thông tin sản phẩm

  8. Thử nghiệm đơn hàng

Quay lại